О силе внутри нас, оптимизме и воодушевлении…
Header

Как эффективно проводить совещания?

Март 27th, 2013 | Posted by Александр Цыглин in Бизнес и карьера

Очень часто совещания затягиваются на часы, идет бурная дискуссия, иногда даже слишком бурная и утомительная, которая перерастает в обиды и в целом делает работу неэффективной, а сам факт совещания или обсуждения очень неприятным для сотрудников компании. Они стараются его максимально отсрочить или вообще пропустить…

Почему совещания проходят неэффективно?

Основная причина этого – сотрудники приходят на совещания неподготовленными, например не знают о чем будет совещание, не планируют свое выступление или еще не обдумывали как решить проблемы. В итоге получается что во время обсуждения каждый высказывает свои мысли или замечания, и обсуждение превращается в сумбурную болтовню, которая быстро утомляет всех участников.

Как подготовиться к совещанию – инструкция для сотрудников?

Как эффективно проводить совещания?

Во-первых: нужно выписать список всех, проблем (проектов), которые вы ведете и по которым вы будете отчитываться. Во-вторых: по каждой проблеме ответить на 3 основных вопроса:

1) Каков конечный результат при решении данной проблемы (описать максимально точно, желательно в цифрах)? Например, нужно увеличить продажи через интернет. Конечный результат – увеличить продажи за квартал на 25%.

2) Какова причина проблемы? Перед описанием причины нужно ОБЯЗАТЕЛЬНО собрать все факты, которые могут вызвать эту проблему. Например, причина низких продаж через интернет – это: а) низкая посещаемость сайта; б) сложный процесс продажи для конечного пользователя.

3) Какие существуют варианты решения проблемы? Каждый сотрудник должен максимально подробно выписать ВСЕ варианты, которые по его мнению смогут решить данную проблему. Например: варианты повышения посещаемости сайта — обратиться в компанию по SEO-оптимизации; — нанять специалиста на постоянной основе; — самому разобраться в продвижении сайта; — некоторый шаги сделать самому, на некоторые шаги привлечь специалиста со стороны;

4) Выбрать вариант, который по мнению сотрудника наиболее оптимальный. Для этого нужно выписать все плюсы и минусы из вариантов выше, сравнить их, и в результате чего определить наиболее оптимальный вариант в данной ситуации. Описать его максимально подробно и представить на совещании.

Например:  Вариант: нанять специалиста на постоянной основе.

Плюсы: не нужно тратить своего времени и отвлекаться от рабочего процесса; будет человек, у которого можно перенять какие-то знания самому; все вопросы и проблемы в этом направлении можно перекладывать на него.

Минусы: ему нужно платить зарплату, которая первое время может перевешивать результат от увеличения продаж через интернет; специалиста нужно выбрать и грамотно оценить его квалификацию; нужно прописать функциональные обязанности специалиста; специалиста нужно регулярно контролировать.

Описанный в этой статье механизм подготовки к совещаниям, конечно же требует от сотрудников большего времени и дисциплины для подготовки, но процесс, построенный таким образом, будет значительно эффективнее и сэкономит ваше время, как руководителя.

С уважением Александр Цыглин,
P.S. А как вы проводите совещания?

P.P.S. Если эта статья вам понравилась и принесла пользу — нажмите на «лайк» пожалуйста и поделитесь им с коллегами в социальных сетях, нажав на кнопки выше.


You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 You can skip to the end and leave a response. Pinging is currently not allowed.

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *